PRIVACYVERKLARING – CAROLUS REIZEN BV

Laatste update op 19/08/2015.

De websites carolus.be; carolusski.be; carolus-reizen.be; premiumtours.be (hierna: de “Website”) zijn eigendom van:

CAROLUS REIZEN BV (hierna “CAROLUS REIZEN”, “Wij” en “Ons”)
Vergund reisorganisator (Verg. 5421)

Postelsesteenweg 30
2400 Hasselt
België

BE 0431.025.933

Bij CAROLUS REIZEN BV hechten we waarde aan jouw privacy. 

Wij respecteren en beschermen uw privacy en vinden het belangrijk dat u zich op onze website, online agenda en tijdens onze zorgverstrekking op uw gemak voelt. We willen u daarom op een open en transparante wijze informeren over het gebruik van uw persoonsgegevens.

1. Waarom deze privacyverklaring?

Via deze Privacyverklaring geven we je een inkijk over welke informatie we over jou hebben verzameld. Van zodra je onze website bezoekt, een afspraak boekt (telefonisch of online) en beroep doet op onze dienstverlening, dan deel je onvermijdelijk persoonsgegevens met ons. Denk bijvoorbeeld aan: naam, geboortedatum, adres, contactgegevens, IP adres en medische gegevens.

Via die persoonsgegevens hebben we de mogelijkheid om jou als natuurlijke persoon te gaan identificeren. Je bent identificeerbaar van zodra we een direct of indirect verband kunnen leggen tussen een of meer persoonsgegevens en jou als natuurlijke persoon. 

We beloven dat we jouw persoonsgegevens enkel binnen de wettelijke grenzen zullen verzamelen en gebruiken conform AVG (verordening 2016/679).

2. Bij wie komen jouw persoonsgegevens terecht?

2.1. Verwerkingsverantwoordelijke

CAROLUS REIZEN is ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de GDPR. Dit betekent concreet dat wij alleen bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden we die persoonsgegevens verzamelen en met welke middelen we die persoonsgegevens zullen verwerken.

2.2. Verwerker(s)

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn we vrij om zogenaamde ‘gegevensverwerkers’ in te schakelen. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

CAROLUS REIZEN doet beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor hostingdoeleinden;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor ledenbeheer;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor klantenbeheer;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor beveiligingsdoeleinden;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor overnachtingen, vervoer en toeristische diensten;
• Bedrijven/organisaties die we hebben ingeschakeld voor ski of snowboard lessen;
• Autoriteiten: we geven persoonsgegevens door aan de rechtshandhaving voor zover het wettelijk verplicht is, of strikt noodzakelijk is voor het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten en fraude, of als we anderszins wettelijk verplicht zijn om dit te doen. We kunnen persoonsgegevens ook doorgeven aan autoriteiten om onze rechten en eigendommen te beschermen, of de rechten en eigendommen van onze zakenpartners.

Alle hierboven genoemde verwerkers zijn er – onder de GDPR – toe verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te verzekeren. Met al onze verwerkers is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

3. Welke data verzamelen Wij?

3.1 Welke data ?

Wij zullen enkel die persoonsgegevens verwerken die we écht nodig hebben om de doelstellingen waarvoor we ze verwerken te bereiken (zie ook artikel 4).

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatiegegevens
  (naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres);
• Contactgegevens
  (telefoonnummer en e-mailadres);
• Financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
• Elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies);
• Samenstelling van het gezin;
• Lidmaatschappen;
• Consumptiegewoonten;
• Persoonsgegevens van anderen die u aan ons verstrekt;
  (We moeten u erop wijzen dat het uw eigen verantwoordelijkheid is dat de mensen waarvan u persoonsgegevens heeft verstrekt zich hiervan bewust zijn en begrijpen en accepteren hoe CAROLUS REIZEN  hun informatie gebruikt (zoals beschreven in deze Privacyverklaring).

Wij verzamelen deze persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze deze of andere websites die eigendom zijn van CAROLUS REIZEN of wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening. Hoeveel, vaak en welke gegevens we verzamelen hangt af van bepaalde diensten waarop je beroep doet.

Daarnaast gebruiken wij cookies om de bezoeker van onze Website te herkennen en deze een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om hun technische keuzes te onthouden (bijvoorbeeld een taal) en om eventuele fouten op de Website op te sporen en te corrigeren. Vragen omtrent ons cookiebeleid ? Neem het dan zeker door op onze Website.

3.2 kinderen

De diensten die door CAROLUS REIZEN worden aangeboden zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Het gebruik van elk van onze diensten door kinderen jonger dan 16 jaar, is alleen toegestaan met de nadrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. In een beperkt aantal gevallen, als onderdeel van een reservering, aankoop of andere reis gerelateerde diensten, of in uitzonderlijke andere omstandigheden (zoals diensten gericht aan gezinnen) mag CAROLUS REIZEN alleen gegevens van kinderen verzamelen en gebruiken zoals verstrekt door de ouder of voogd, of met hun toestemming. Als we ons ervan bewust worden dat we informatie van een kind jonger dan 16 jaar verwerken zonder de geldige toestemming van de ouder of voogd, behouden wij ons het recht voor om de informatie te verwijderen.

4. Waarom hebben we jouw persoonsgegevens nodig?

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens om jou een optimale, veilige en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. Naarmate je intensiever gebruik maakt van onze Website en onze dienst- en zorgverlening zullen we ook meer persoonsgegevens verzamelen. Wij hebben het recht om bepaalde bewerkingen tijdelijk niet uit te voeren of volledig te annuleren als jouw persoonsgegevens ontbreken, onjuist of onvolledig zijn.

Het verwerken van persoonsgegevens is essentieel voor de werking van onze Website en de daarbij horende dienst- en zorgverlening.

We zullen uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor volgende welbepaalde doeleinden:

• Klantbeheer: klantenadministratie, orderbeheer, leveringen, facturatie, controle van de kredietwaardigheid, ondersteuning, klachtenbewaking, gepersonaliseerde marketing en reclame en het versturen van nieuwsbrieven.
• Ledenadministratie: De administratie van leden, vrijwilligers en sympathisanten van een vereniging.

Als je onze Website bezoekt, kunnen we ook enkele gegevens verzamelen voor statistische doeleinden. We hebben die gegevens nodig om het gebruik van onze Website te optimaliseren. Denk hierbij aan:  welke pagina’s er werden bezocht, locatie, datum/uur. Wanneer je de Website bezoekt, verklaar je je akkoord met de gegevensinzameling voor statistische doeleinden zoals hierboven omschreven.

Je kiest steeds zelf of je persoonsgegevens met ons deelt. Op die manier heb je dus een zekere controle. Indien bepaalde persoonsgegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, hebben wij het recht bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

5. Doorgifte persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor intern gebruik binnen CAROLUS REIZEN. We kunnen jou ook geruststellen: we zullen jouw persoonsgegevens nooit verkopen, doorgeven of communiceren aan derde partijen, behalve indien je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven of als er een wettelijke verplichting is.

6. Bewaartermijn persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens zolang dit nodig is om de in artikel 3 vooropgestelde doelen te bereiken. We zullen jouw persoonsgegevens verwijderen uit onze databank van zodra wij ze niet langer nodig hebben om deze doelen te bereiken of wanneer jij op geldige wijze het recht tot verwijdering van jouw persoonsgegevens uitoefent.

7. Wat zijn jouw rechten?

7.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking

Jouw persoonsgegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 3. Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken.

7.2 Recht op inzage

Als je jouw identiteit bewijst (bv. door kopie identiteitskaart), informeren we je graag over welke persoonsgegevens wij precies van jou bijhouden en wat we met die informatie doen.
Recht op inzage is kosteloos.

7.3 Recht op verwijdering

Je hebt het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:

• Wanneer we jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de vooropgestelde doeleinden;
• Wanneer je jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens terug intrekt en er geen enkele andere wettelijke grondslag is die het verwerken van jouw persoonsgegevens toestaat;
• Wanneer je op rechtmatige wijze een bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Wanneer jouw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verwerkt worden;
• Wanneer we jouw persoonsgegevens moeten verwijderen op basis van een wettelijke verplichting.

Let op, in bepaalde gevallen kunnen we niet anders dan jouw persoonsgegevens gedurende een bepaalde tijd bij te houden, ook al zou je misschien liever voor de volle 100% geschrapt worden uit onze database. We zijn wettelijk verplicht facturen bijvoorbeeld 10 jaar te bewaren.

7.4 Recht op correctie

Indien de informatie die we over jou hebben niet juist of onvolledig zou zijn, kunnen we dit op jouw vraag steeds corrigeren. Indien bepaalde persoonsgegevens (bv. jouw e-mailadres of telefoonnummer) niet langer up-to-date zouden zijn, informeer ons dan.

7.5 Recht op beperking

In sommige gevallen heb je het recht om te vragen dat we de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer er een geschil is rond de accuraatheid van de gegevens, als de gegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor CAROLUS REIZEN om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

7.6 Recht op bezwaar

Je hebt het recht om je op ieder ogenblik te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit onze legitieme belangen. We zullen jouw persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn die primeren op jouw recht om je te verzetten.

7.7 Recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je met ons gedeeld hebt in een digitaal leesbaar standaardformaat te ontvangen. Daarnaast mag je die persoonsgegevens zelf overdragen of door ons laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

7.8 Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt het recht om jouw toestemming op ieder ogenblik in te trekken, bijvoorbeeld wanneer je die toestemming hebt gegeven voor direct marketing of profileringsdoeleinden.

8. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Indien je één van bovengenoemde rechten wil uitoefenen, kan je een schriftelijk verzoek en bewijs van identiteit sturen per brief naar CAROLUS REIZEN BV, Postelsesteenweg 27, 2400 Mol. We beloven ten laatste 1 maand nadat we jouw verzoek ontvangen hebben een antwoord te geven.

9. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

9.1 CAROLUS REIZEN BV

9.2 Privacy Commissie

Indien je niet akkoord gaat met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Voor België kan dit via de website van de privacy commissie: https://www.privacycommission.be